Немного о том, какие документы можно запросить, чтобы адаптировать коммерческое предложение и организовать защитить оценку проекта по автоматизации?
Возможно, что основная болезнь всех ИТ-проектов — недооценка сроков и стоимости. И мне разумной кажется идея запрашивать всю доступную документацию, которая может помочь в оценке объемов работ, потому что существенная переоценка проекта по срокам и стоимости может вызвать серьезное сопротивление.
И практически всегда переоценка занимает огромное количество времени, потому что выделять и согласовывать MVP, договориться об ограничения и так далее — приходится с большим количеством заинтересованных лиц.
И чем больше количество заинтересованных лиц со стороны заказчика, тем сложнее согласовывать любые существенные изменения.
Организационная структура
Организационная структура в любом представлении, как в табличном формате, так и визуальном изображении — ключ к понимание основных групп бизнес-процессов.
Если организационная структура содержит информацию о руководителях бизнес-юнитов, то фактически вы понимаете, кто владельцы бизнес-процессов и с кем вам придется общаться на протяжении всего проекта.
И если организационная структура содержит количественную информацию о составе подразделения, например, количество или роли сотрудников, то можно сделать предварительные выводы о количестве рабочих мест.
Инструкции пользователей
Если есть инструкции для пользователей, в любом виде, например, в текстовом, то это может помочь в формулировке и адаптации шагов бизнес-процессов. Также стоит обратить внимание на то, что достаточно часто в крупных компания используются системы менеджмента качества, которые зачастую определяют порядок взаимодействия управленческого персонала, рядовых сотрудников.
И стоит обратить внимание, что достаточно часто возникают ситуации, когда общедоступная документация компании, инструкции пользователей расходится с тем, какие действия реально выполняют пользователи в рамках своих обязанностей.
Информацию о бизнес-процессах
Если есть готовые бизнес-процессы, внутренняя команда аналитиков, то возможно вам повезло, потому что вы можете существенно сэкономить время и получить большую часть документации уже в готовом виде. Также возможно, что вам не повезло, потому что внедрение изменений может вызывать сопротивление.
И в целом, можно сказать, что любую информацию о бизнес-процессах лучше всего проверить с ключевыми пользователями, потому что она может быть не актуальной, не понятной, не достаточно детализированной, подготовленной в различных форматах, в различное время и различными людьми.
Информацию об ИТ-ландшафте
Если есть информация об ИТ-ландшафте, например, функциональная схема As-Is, интеграционная схема As-Is, перечень интеграций и структура интеграционной информации, то возможно вы столкнулись с чудом.
Хотя, сейчас такое время, что чудеса возможно везде и всегда — бывает так, что внутренняя команда аналитиков выделяет существенный объем времени на обновление документации, своевременно документируя любые изменения функциональных возможностей, начиная от инструкций на рабочих местах, заканчивая интеграционными и миграционными схемами.
Информацию от предыдущих подрядчиков
Также достаточно полезным может быть знакомство с документацией предыдущих подрядчиков, как для реализованных, так и не для реализованных проектов. Такая информация может позволить вам взглянуть на бизнес-процессы в режиме second opinion.
Краткое резюме
Возможно ключевое — это то, что любую информацию, полученную от заказчика (возможно кроме организационной структуры) лучше всего проверить с ключевыми пользователями, а уже потом опираться на то, что в ней написано.