Немного о том, каким образом лучше организовать сбор и анализ требований пользователей. Классификация требований действительно необходима, когда речь идет о сложных проектах с длительным сроком разработки.
Возможно, что ключевая компетенция в сборе требований — умение фокусироваться цели проекта и управлять границами. Подход с фокусом на целях и внимание к границам проекта позволит на этапе сбора требований прилагать усилия к тому, чтобы отсекать лишние требования, которые не соответствуют целям и выходят за рамки проекта.
Цели проекта обязательно должны быть зафиксированы в уставе проекта, команда аналитиков и ключевых пользователей, участвующих в процессе сбора требований — ознакомлены с целями, проведена совместная сессия валидации целей.
Границы проекта с точки зрения информационных систем достаточно понятным образом определены в целевой функциональной архитектуре (To-Be).
Что такое цели проекта?
Функциональная схема (to-be)
Ключевые пользователи
Ключевые пользователи (key users) — это сотрудники, которые глубже остальных понимают бизнес‑процессы компании и возможности учётной системы (например, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Документоборот) или 1С:CRM).
Ключевые пользователи (key users) активно участвуют во внедрении, тестировании и настройке учетной системы, помогают в обучении коллегам и становятся связующим звеном между ИТ‑командой.
Таблица ключевых пользователей в привязке к бизнес-процессам составляется заранее и желательно, чтобы таблица была зафиксирована в документации к проекту.
Ключевой пользователь может определять необходимость реализации требования в рамках бизнес-процесса, расставлять приоритеты по важности, срокам, бюджету.
Подготовка вопросов для интервью
При подготовке вопросов для интервью с ключевыми пользователями (key users) уточните их роль в процессе (также, возможно, должность — если это уместно), текущие задачи и болевые точки (pain points).
Спросите, как они используют систему, какие обходные пути применяют, что мешает эффективности. Обязательно выясните ожидания от изменений, критерии успеха, нужные отчеты, интеграции и пожелания к обучению и поддержке.
Обратите внимание, что лучше если в ваших вопросах будут количественные показатели (например, количество складов или количество документов за период), информация о входящей, выходящей документации (печатные формы, отчеты), а также вопрос о шагах бизнес-процесса (ха-ха-ха, некоторые аналитики забывают)..
Интервью с ключевыми пользователями
Интервью с ключевыми пользователями могут быть индивидуальными и групповыми, основная цель интервью — задокументировать бизнес-процесс по шагам и требования в привязке к бизнес-процессу.
Обратите внимание, что на крупных проектах ключевые пользователи (key users) могут активно привлекать в интервью обычных пользователей (light users), для уточнения шагов выполнения бизнес-процесса — это нормально.
Если вы используйте групповые интервью, то следует обратить внимание на размеры группы пользователей и регламент работы в группе.
По опыту малые группы группы до 10 человек — могут работать без регламента, до 20 человек — лучше если будет регламент (вопрос по поднятой руке и т.д.), группы свыше 20 человек — не эффективны.
Подготовка протоколов интервью
После проведения интервью аналитики готовят протокол интервью, где в структурированном виде записывают в документацию шаги бизнес-процесса, входящую и выходящую информацию для бизнес-процесса и требования пользователей в привязке к бизнес-процессу.
Также в протоколе фиксируются договоренности и наиболее частные из них — получить ответы на уточняющие вопросы, детализации требований, запрос на изменения владельца требований, запрос на предоставление документации.
Обратите внимание, что график интервью желательно составить таким образом, чтобы у аналитиков была возможность расшифровать видео, обработать данные и подготовить протокол интервью сразу после проведения интервью.
Высший пилотаж — фиксация графика интервью в плане коммуникаций строго в определенное время, подготовка повестки (списка вопросов) к интервью заранее, подготовка документации по интервью день в день.
Работа с документацией
Возможно, что один с важных моментов — умение сразу приводить «сырую» информацию в интервью к понятному формату.
Популярные и понятные форматы фиксации бизнес-процесса:
- use cases (варианты использования)
- user stories (пользовательские истории)
- usage scenarios (сценарии использования)
Менее популярные:
- Software Requirements Specification (SRS)
- Behavior-driven developmen (BDD)
Обратите внимание, что для фиксации сценария работы в учетной системе в 99% случаев необходимо указывать, какие именно решения используются, какая документация поступает на входе в бизнес-процесс, какая требуется на выходе.
Краткое резюме
Ключевые пользователи (key users) — это сотрудники, которые глубже остальных понимают бизнес‑процессы компании. Вопросы к интервью лучше готовить заранее и желательно, чтобы в списке вопросов были вопросы о количественной оценке бизнес-процесса, вопросы входящая и выходящая информации. Результаты (протоколы) интервью желательно фиксировать в документации день в день.